Entri Populer

Selasa, 20 April 2010

WEWENANG, LINI DAN STAFF

1. WEWENANG (Authority)
Wewenang (Authority) merupakan syaraf yang berfungsi sebagai penggerak dari pada kegiatan-kegiatan. Wewenang yang bersifat informal, untuk mendapatkan kerjasama yang baik dengan bawahan. Disamping itu wewenang juga tergantung pada kemampuan ilmu pengetahuan, pengalaman dan kepemimpinan. Wewenang berfungsi untuk menjalankan kegiatan yang ada dalam organisasi. Wewenang dapat diartikan sebagai hak untuk memerintah orang lain untuk melakukan atau tidak melakukan sesuatu agar tujuan dapat tercapai. Pengorganisasian (Organizing) merupakan proses penyusunan struktur organisasi yang sesuai dengan tujuan organisasi, sumber daya-sumber daya yang dimilikinya dan lingkungan yang melingkupinya.
T. Hani Handoko membagi dua pandangan yang saling berlawanan mengenai sumber wewenang:
1. Teori Formal(Pandangan klasik): wewenang adalah dianugrahkan ; wewenang ada karena seseorang diberikan atau dilimpahkan hal tersebut. Pandangan mengangap bahwa wewenang berasal dari tingkat masyarakat yang sangat tinggi dan kemudian secara hukum diturunkan dari tingkat ketingkat.
2. Teori Penerimaan (acceptance theory of authority): berpendapat bahwa wewenang seseorang timbul hanya bila hal itu diterima oleh kelompok atau individu kepada siapa wewenang tersebut dijalankan dan ini tidak tergantung pada penerima ( reciver).
kekuasaan sering di campur adukkan dengan wewenang, padahal keduanya berbeda.bila wewenang adalah hak untuk melakukan sesuatu, maka kekuasan adalah kemampuan utuk melakukan sesuatu.
Kekuasaan adalah kemampuan untuk mempengaruhi individu,kelompok,keputusan atau kejadian. Wewenang tanpa kekuasaan atau kekuasaan tanpa wewenang akan menyebabkan konflik dalam organisasi.
Menurut sumber kekuasaan dibagi menjadi:
1. Kekuasaan balas jasa ( reward power ) berupa uang, suaka, perkembangan karier dan sebagainya yang diberikan untuk melaksanakan perintah atau persyaratan lainnya.
2. Kekuasaan paksaan ( Coercive power ) berasal dari apa yang dirasakan oleh seseorang bahwa hukuman ( dipecat, ditegur, dan sebagainya ) akan diterima bila tidak melakukan perintah,
3. Kekuasaan sah ( legitimate power ) Berkembang dari nilai-nilai intern karena seseorang tersebut telah diangkat sebagai pemimpinnya
4. Kekuasaan pengendalian informasi ( control of information power ) berasal dari pengetahuan yang tidak dipercaya orang lain, ini dilakukan dengan pemberian atau penahanan informasi yang dibutuhkan.
5. Kekuasaan panutan ( referent power ) didasarkan atas identifikasi orang dengan pimpinan dan menjadikannya sebagai panutan.
6. Kekuasaan ahli ( expert power ) yaitu keahlian atau ilmu pengetahuan seseorang dalam bidangnya.
Keluasan wewenang dan kekuasaan. Semua anggota organisasi mempunyai peraturan, kode etik, atau batasan-atasan tertentu pada wewenang, seprti yang ditunjukan dibawah ini:
Batasan-batasan internal dan eksternal untuk wewenang dan kekuasaan:
1. Internal :
Anggaran (Budget)
kebijaksanaan, peraturan, dan prosedur
Deskripsi jabatan
Anggaran dasar dan anggaran rumah tangga organisasi
2. Ekstern :
Udangan dan peraturan-peraturan pemerintah
Perjanjian kerja kolektif
2. LINI DAN STAFF
Lini mempunyai fungsi untuk bertangungjawab langsung atas tercapainya tujun-tujuan suatu perusahaan.
Staff adalah individu atau kelompok (terdiri para ahli) dalam struktur organisasi yang funsi utamanya adalah meberikan saran dan pelayanan kepada fungsi lini.
2.1 Jenis-Jenis Staff
1. Staff pribadi (personal staff)
Staff pribadi dibentuk untuk memberikan saran bantuan dan jasa kepada seorang manajer. Staff pribadi sering disebut asisten atau asisisten staff yang mempunyai banyak tugasuntuk atasan dan biasanya generalis.
2. Staff spesialis
Memberikan saran, konsultansi, bantuan dan melayani seluruh lini dan unsur organisasi. Bertaggung jawab ke tingkatan-tingkatan organisasi yang bermacam-macam, seperti tingkatan divisi, tingakatan bagian ataupun tingkatan cabang yang berdiri sendiri.
2.2 Wewenang Lini, Staff dan Fungsional
1. Wewenang lini
Adalah wewenang dimana atasan melakukannya atas bawahannya langsung. Yaitu atasan langsung memberi wewenang kepada bawahannya, wujudnya dalam wewenang perintah dan tercermin sebagai rantai perintah yang diturunkan ke bawahan melalui tingkatan organisasi.
2. Wewenang staff
Adalah hak yang dipunyai oleh satuan-satuan staf atau para spesialis untuk menyarankan, memberi rekomendasi, atau konsultasi kepada personalia ini. Kualifikasi yang harus dipenuhi oleh orang yang duduk sebagai staf yaitu dengan menganalisa melalui metode kuisioner, metode observasi, metode wawancara atau dengan menggabungkan ketiganya. Baishline mengajukan enam pokok kualifikasi yang harus dipengaruhi oleh seorang staf yaitu :
1. Pengetahuan yang luas tempat diamana dia bekerja
2. Punya sifat kesetiaan tenaga yang besar, kesehatan yang baik, inisiatif, pertimbangan yang baik dan kepandaian yang ramah.
3. Punya semangat kerja sama yang ramah
4. Kestabilan emosi dan tingkat laku yang sopan.
5. Kesederhanaan
6. Kemauan baik dan optimis
Kualifikasi utama yaitu memiliki keahlian pada bidangnya dan punya loyalitas yang tinggi. Konsekkuensi organisasi yang menggunakan staf yaitu menambah biaya administrasi struktur orgasisasi menjadi komplek dan kekuasaan, tanggung jawab serta akuntabilitas. yaitu memiliki keahlian pada bidangnya dan punya loyalitas yang tinggi. Wewenang staf Yaitu hak para staf atau spesialis untuk menyarankan, memberi rekomendasi konsultasi pada personalia yang tinggi, Hal yang perlu diperintahkan dalam mendelegasikan suatu kegiatan kepada orang yang ditunjuk yaitu :
1. Menetapkan dan memberikan tujuan serta kegiatan yang akan dilakukan
2. Melimpahkan sebagian wewenangnya kepada orang yang di tunjuk
3. Orang yang ditunjuk mempunyai kewajiban dan tanggung jawab yang harus dilaksanakan agar tercapainya tujuan.
4. Menerima hasil pertanggung jawaban bawahan atas kegiatan yang dilimpahkan.
3. Wewenang staf fungsional
Adalah hubungan terkuat yang dapat dimiliki staf dengan satuan-satuan lini. Chester Bamard mengatakan bahwa seseorang bersedia menerima komunikasi yang bersifat kewenangan bila memenuhi:
1. Memahami komunikasi tersebut
2. Tidak menyimpang dari tujuan organisasi
3. Tidak bertentangan dengan kepeningan pribadi
4. Mampu secara mental dan fisik untuk mengikutinya
Agar wewenang yang dimiliki oleh seseorang dapat di taati oleh bawahan maka diperlukan adannya.
1. Kekuasaan ( power ) yaitu kemampuan untuk melakukan hak tersebut, dengan cara mempengaruhi individu, kelompok, keputusan. Menurut jenisnya kekuasaan dibagi menjadi 2 yaitu ;
1. Kekuasaan posisi ( position power ) yang didapat dari wewenang formal, besarnya ini tergantung pada besarnya pendelegasian orang yang menduduki posisi tersebut.
2. Kekuasaan pribadi ( personal power ) berasal dari para pengikut dan didasarkan pada seberapa besar para pengikut mengagumi, respek dan merasa terikat pada pimpinan.
2.Tanggung jawab dan akuntabilitas tanggung jawab ( responsibility) yaitu kewajiban untuk melakukan sesuatu yang timbul bila seorang bawahan menerima wewenang dari atasannya. Akuntability yaitu permintaan pertanggung jawaban atas pemenuhan tanggung jawab yang dilimpahkan kepadanya. Yang penting untuk diperhatikan bahwa wewenang yang diberikan harus sama dengan besarnya tanggung jawab yang akan diberikan dan diberikan kebebasan dalam menentukan keputusan-keputusan yang akan diambil.
3.Pengaruh ( influence ) yaitu transaksi dimana seseorang dibujuk oleh orang lain untuk melaksanakan suatu kegiatan sesuai dengan harapan orang yang mempengaruhi. Pengaruh dapat timbul karena status jabatan, kekuasaan dan menghukum, pemilikan informasi lengkap juga penguasaan saluran komunikasi yang lebih baik.
2.3 Sumber Konflik Lini Dan Staf
1. Perbedaan umur dan pendidikan, dimana staf biasanya lebih muda dan berpendidikan dari pada orang lini.
2. Perbedaan tugas, orang lini tugasnya lebih teknis dan generalis, sedang staf adalah spesialis, karena:
1. Dalam pemberian bantuan sering menggunakan istilah-istilah yang tidak dimengerti orang lini.
2. Staf tidak mengerti masalah-masalah lini dan menganggap saran mereka tidak dapat diterapkan dalam tugasnya
3. Perbedaan sikap yang tercermin dalam:
1. Orang staf cenderung memperluas wewenangnya dan cenderung memberikan perintah pada orang lini untuk membuktikan eksistensinya.
2. Orang staf cenderung paling berjasa terhadap gagasan-gagasannya, orang lini cenderung tidak menghargai orang staf dalam membantu pemecahan masalah.
3. Orang staf merasa di bawah orang lini, dan orang lini selalu curiga bahwa orang staf ingin memperluas kekuasaannya.
4. 4. Perbedaan posisi, untuk itu manajemen puncak harus secara jelas menyampaikan delegasi departement staf, dan staf harus menyadari bahwa pekerjaan mereka adalah not sell not to tell.
2.4 Delegasi Wewenang
Adalah pelimpahan dan tanggung jawab formal kepada orang lain untuk melakukan tugas tertentu. Jadi delegasi wewenang adalah:
1. Proses manajer mengalokasikan wewenang ke bawah yaitu kepada orang-orang yang melapor kepadanya.
2. Pemberian otoritas atau kekuasaan formaldan tanggung jawab untuk melaksanakan kegiatan tertentu kepada orang lain. Pelimpahan otoritas oleh atasan kepada bawahan diperlukan agar organisasi dapat berfungsi secara efisien karena tak ada atasan yang dapat mengawasi secara pribadi tugas-tugas organisasi.
Alasan perlunya pendelegasian, yaitu :
1. Agar organisasi berfungsi lebih efisien
2. Manajer dapat memusatkan tenaganya kepada tugas-tugas prioritas yang lebih penting.
3. Bawahan dapat tumbuh, berkembang dan sebagai alat untuk belajar dari kesalahan.
Delegasi dibutuhkan karena manajer mungkn hanya menguasai “the big picture”, tidak cukup mengerti secara teperincidan tidak selalu mempunyai semua pengetahuan yang dibutuhkan untuk membuat keputusan. Sehingga untuk mengefisiesikan sumber daya, pelaksaan tugas tertentu didelegasikan kepada tingkatan yang serendah mungkin dimana cukup kemampuan dan informasiuntuk menyelesaikannya.
Prinsip klasik yang dapat dijadikan dasar untuk dlegai efektif adalah:
1. Prinsip scalar
Menyatakan harus ada garis otoritas yang jelas yang mengubungkan tingkat paling tinggi dengan tingkat paling bawah. Garis otoritas yang jelas ini memudahkan kepada organisasi untuk mengetahui:
1. Kepada siapa dia dapat mendelegasikan
2. Siapa yang dapat melimpahkan wewenang kepadanya
3. Kepada siapa dia bertanggung jawab
Dalam proses penyusunan garis otoritas diperlukan kelengkapan pendelegasian wewenang, yaitu semua tugas yang piperlukan dibagi habis. Hal ini digunakan untuk menghindari:
1. Gaps, yaitu tugas-tugas yang tidak aada penanggung jawabnya
2. Overlaps, yaitu tanggungjawab yang sama diberikan kepada lebih dari satu orang.
3. Splits, yaitu tanggungjawab atas tugas yang sama diberikan kepada lebih dari satu-satuan organisasi.
4. Prinsip kesatuan perintah (unity of command)
Menyatakan setiap orang dalam setiap organisasi harus melapor kepada satu atasan. Melapor pada lebih pada satu atasan akan menyulitkan seseorang untuk mengetahui kepada siapa dia harus bertanggung jawab dan perintah siapa yang harus diikuti. Bertangung jawab kepada lebih dari satu atasan juga akan membuat bawahan dapat menghindari tanggung jawab atas pelaksanaan tugas yang jelek denga alas an banyaknya tugas dari atasan lain.
1. Tangung jawab, wewenang dan akuntabilitas
Prinsip-prinsip ini menyatakan bahwa:
1. Dapat menggunakan sumber dayanya secara efisien.
2. Masing-masing orang dalam organisasi melaksanakan tugas yang dibebankan kepadanya secara efektif.
3. Akuntabilitas penerima tanggung jawab dan wewenang
Manfaat pendelegasian wewenang, yaitu:
1. Manajer mempunyai banyak kesempatan mencari dan menerima peningkatan tanggung jawab dari tingkatan manajer yang tinggi.
2. Memberikan kepuutsan yang lebih baik.
3. Pelimpahan yang efektif mempercepat pembuatan keputusan.
4. Melatih bawahan memikul tanggung jawab, melakukan penilaian dan meningkatkan keyakinan diri serta kejadian yang berinisiatif.
Hambatan terhadap pendelegasian yang efektif, yaitu :
1. Keengganan mendelegasikan wewenang.
2. Bawahan kurang percaya diri dan merasa tertekan jika dilimpahi wewenang pembuatan keputusan yang lebih besar.
Syarat untuk delegasi yang efektif:
1. Kesediaan manajer untuk memberikan kebebasan kepada bawahan dalam melaksanakan tugas yang dilimpahkan.
2. Komunikasi yang baik antara atasan dan bawahan.
3. Meningkatkan kompleksitas tugas yang dilimpahkan dan derjat pelimpahan dalam suatu jangka waktu tertentu.
Bila tidak ada kemajuan dalam jangka waktu yang telah direncanakan, maka beberapa hambatan dalam hubungan antara atasan dan bawahan mungkin sudah bisa ditemukan (misalnya latihan yang tidak cukup, tidak adanya kepercayaan antara satu sama lain, komunikasi yang buruk).
Louis allen mengemukakan tentang teknik untuk membantu manajer dalam melakukan delegasi dengan efektif :
1. Tetapkan tujuan.
2. Tegaskan tanggung jawab dan wewenang.
3. Berikan motivasi kepada bawahan.
4. Meminta penyelesaian kerja.
5. Berikan latihan
6. Adakan pengawasan yang memadai.

Tidak ada komentar:

Poskan Komentar